Síndrome do Estudante

A Síndrome do Estudante também é conhecida como procrastinação. A grande diferença é a razão para adiar o trabalho.  A Síndrome do Estudante é um mecanismo de defesa natural. Significa adiar o trabalho até o último momento possível, não porque somos preguiçosos, pelo contrário, estamos trabalhando duro. Todos caímos presas da Síndrome do Estudante ocasionalmente. Ela ganhou esse nome pela forma como os estudantes lidam com o dever de casa. Imagine seu professor dizendo que você tem uma prova final em 19 semanas. Ele lhe dá todo o material, o livro, os objetivos que serão testados e a data. Quando você começa a estudar? Na véspera da prova. Por quê? Você tem tempo, é por isso. Outras tarefas pressionam mais e, portanto, você atrasa o início de uma tarefa até o último momento, para lhe dar tempo de completar outro trabalho, muito provavelmente também sendo feito no último momento.

 Quando foi a última vez que você adiou algo até o último minuto e foi capaz de escolher o último minuto real? Você trabalhou a noite toda para completar a tarefa e imprimiu o resultado exatamente antes da grande reunião. O papel ainda está morno na entrega, mas você conseguiu. Esse problema torna-se mais sério quando consideramos as implicação sobre a qualidade. Sim, você escolheu o último momento possível para completar uma tarefa, mas qual foi a conseqüência em potencial sobre a qualidade? Se algo desse errado não haveria tempo para consertar. Com qual freqüência você erra a escolha do último minuto em tarefas importantes? Eu sugiro que é raro. Eu sei disso por experiência própria. Portanto, podemos concluir que a maioria das pessoas realmente sabem o quanto uma tarefa irá levar (dada alguma probabilidade) quando elas podem se dedicar a ela. Se você quer estimativas mais precisas (mas nunca precisas), identifique a data de entrega e pergunte-se: “Se eu iniciar esta tarefa no último minuto, quando isso seria?” Agora você tem a estimativa da duração da tarefa.

A dificuldade da estimação das tarefas não é conhecer o quanto a tarefa durará, mas “chutar” quantos outros fatores devem ser considerados, já que sabemos que não nos será permitido trabalhar na tarefa sem interrupção. Se as pessoas ainda não estão certas sobre o quanto uma tarefa durará, provavelmente é porque não sabem quando elas conseguirão todas as entradas necessárias para realmente começar a tarefa, sem ter que parar e coletar mais informação. Isto não é um problema. Lembre aos recursos que estão fornecendo as estimativas que você só está interessado em quanto tempo levará para completar as tarefas sem interrupções, com todas as entradas necessárias disponíveis. Depois documente as entradas necessárias para assegurar que não lhes será pedido que iniciem uma tarefa sem que tais entradas estejam sob sua posse. Seu trabalho como gerente do projeto é garantir que eles tenham o que é necessário para realizarem o trabalho deles.

Enquanto você sobrecarregar as pessoas com tarefas e permitir que elas inflacionem os prazos para acomodar outras tarefas, você perpetuará a síndrome do estudante. Esse problema é ampliado pela multitarefa. Nós temos nossa equipe trabalhando em múltiplas tarefas com durações inflacionadas e esperamos que eles priorizem tais tarefas. Tarefas urgentes terão precedência sobre as tarefas importantes. Isto encoraja o embutimento de segurança nas tarefas, que fornece mais tempo do que o realmente necessário, então atrasamos o início das tarefas até que tenhamos absolutamente que começar, devido às demandas concorrentes. E o que acontece quando a tarefa realmente encontra um problema? Onde está a segurança? (Uma pergunta melhor seria: “Quando é a segurança?”) Está no passado. Não podemos usá-la mais (ver Figuras 5 e 6). Note, no desenho, que quando embutimos a segurança nós, mentalmente, colocamos a proteção no final da tarefa. Porém, devido à síndrome do estudante, nós não começamos a tarefa imediatamente e, portanto, começamos a tarefa tarde. Quando o problema ataca, a segurança com a qual contávamos já não está mais disponível.

Algumas pessoas enfatizam que tudo isto não pode ser verdade. Na verdade, quando minha equipe me fornece uma estimativa eles quase sempre atingem essa estimativa. Isto pode ser verdade. Entretanto, é verdade porque é uma profecia auto-realizável. A tarefa torna-se vítima das questões mencionadas anteriormente, fazendo com que seja completada como previsto, porque as pessoas querem ser vistas como confiáveis. Como você pode ver, se a tarefa é iniciada imediatamente e não há problemas sérios, a segurança embutida é consumida pela Lei de Parkinson. Se nós não começarmos a tarefa imediatamente e ocorre um problema, a tarefa será atrasada. Se começarmos a tarefa atrasada (síndrome do estudante) e nada dá errado, nós completamos a tarefa “no prazo”. De um jeito ou de outro, a segurança foi gasta. Esse é um tempo que fez com que a duração do seu projeto seja estimada muito além do que era necessário. Isso também torna seu projeto menos competitivo.

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